电子档案安全环境分析

电子档案是由计算机系统产生（生成、输入、存储），也必须借助计算机系统来识别处理、传输和提供利用的具有保存价值的电子文件转换而来的，其数据按一定的格式储存在光盘、磁带和磁盘等介质上。因此，电子档案保护除了具有传统纸质档案的共同特点外，还有一些特殊的特点：一是电子档案信息存储量大、密度高；二是电子档案存储内容不稳定；三是电子档案信息具有非直读性；四是电子档案对元数据和背景信息的依赖性；五是电子档案与载体的分离性；六是电子档案对设备的依赖性；七是电子档案的多信息集成性；八是电子档案载体形式的多样性及其发展性。

1 安全环境分析

根据电子档案的特点，笔者认为，其安全性与其生成、归档、保管、运行环境密切相关。因此，要确保电子档案的安全，必须从其风险的辨识和安全环境分析入手。笔者经过分析，认为电子档案的安全与以下环境因素有关。

一是物理环境。主要包括日常工作中操作不当造成的物理擦伤碰撞磨损，放置不当造成光盘、磁性载体挤压变形等，各种自然灾害（如雷电、水灾、火灾、台风、地震等）造成的物理伤害，电磁环境不良造成的磁带与磁盘磁化等。

二是化学环境和生化环境，主要包括储存环境的温湿度、光照、尘埃、有害气体含量、气压增减是否适宜。无论是磁性载体还是光盘载体的电子档案，在耐久性、稳定性方面，都不如纸质档案，极易遭到破坏。如果化学环境和生化环境不适宜，光盘、磁性载体就可能因为与储存空间的介质发生化学反应或生化反应，产生霉菌腐蚀、微生物侵害乃至发霉、变质，会破坏记录信息。

三是技术装备环境。计算机软、硬件技术装备及信息处理方式以2年～5年就更新换代的高速度向前发展，使依赖计算机系统包括支持性、辅助性、工具性软件的电子档案的有效性面临巨大的挑战，如不及时采取措施保存原有的软、硬件系统或将原文件迁移到新的技术装备环境中，就无法有效地获取文件信息，实现电子档案的保存及应用价值。

四是网络环境。由于计算机病毒和网上黑客的大量存在，也由于蓄意破坏、管理疏忽和不当操作的存在，在利用计算机及其网络进行电子档案的生成、输入、存储、传输和提供利用过程中，存在诸如病毒侵犯、信息失控、信息污染、信息干扰、信息过剩、信息丢失、信息窃取、原始资料被篡改、人为破坏等不安全因素。

五是社会人文软环境。这主要是指政治、经济、文化、法律等社会环境。电子档案的保护离不开相关政策、法律、法规的支持，离不开资金的支持，离不开有关操作、管理规章制度的规范，离不开技术、经济的支持。

2 主要应对措施

针对影响电子档案安全的主要环境因素，笔者认为，要实现电子档案的有效管理，提高档案的利用率和利用效果，为企业科研生产顺利进行提供保证，就应该在以下几个方面采取措施改善电子档案的保护环境。

一是配备消磁柜等电子档案专用存储设备，在库房温湿度控制、避光、防尘、防变形等物理环境和化学环境及生化环境的改善上下工夫。

二是适时更新计算机及其与之配套的软件与硬件，确保保存的电子档案可读或安全迁移到新的设备环境。

三是充分利用单位局域网，加强加密、签署、防写、身份验证、查杀毒等技术的应用，设置访问权限和记录档、防火墙等，不断改善电子档案的网络环境。

四是根据《电子文件归档与管理规范》（ＧＢ/Ｔ18894－2002）等有关标准，不断完善电子档案管理的规章制度，包括归档电子文件可读性、真实性检查制度，库存电子档案的有效性、安全性检查制度，网络查询、利用的安全保密防范措施和监管制度，存储载体寿命、存储载体兼容性等问题的抽查制度，磁带上的电子档案的倒带、转存等保管制度，不断改善保护电子档案的制度环境。

（作者单位：中石化河南油田分公司第二采油厂 来稿日期：2012-04-16）