许昌市辖县级档案行政执法工作情况调查

为了解县级档案行政执法工作状况,笔者于2010年7月20日至8月10日对许昌市辖5个县、市(以下简称“5个县”)档案行政执法情况以书面问卷、查看历年汇报材料和电话咨询等形式进行了专题调查。调查内容涉及近5年档案行政执法概况、队伍建设、制度建设、行政执法形式和对档案行政执法的看法等5个方面。调查对象为5个县档案局法制股。调查数据为2005年1月至2009年12月。

1　近5年档案行政执法监督检查概况

1.1　列入总体工作计划情况。5个县中,列入县人大执法监督计划的有2个县,占40%;列入政府“十一五”计划的有1个县,占20%;列入当地普法计划的有2个县,占40%;列入档案局(馆)“十一五”规划的有5个县,占100%;有单独的行政执法工作年度计划的有1个县,占20%。

1.2　档案行政监督检查情况

1.2.1　行政监督检查次数。2005年～2009年,5个县共进行档案行政监督检查53次。其中,行政监督检查5次以下的有2个县,占总县数的40%;6～10次和11～15次的各有1个县,分别占总县数的20%;21次以上的有1个县,占总县数的20%。调查问卷分表显示,在这53次档案行政监督检查中,配合省市档案部门和当地人大、政府法制办监督检查17次,占监督检查总数的32%;主动开展监督检查36次,占监督检查总数的68%。5年中,开展监督检查次数最少的只有4次,最多的有26次。

1.2.2　监督检查单位数。2005年～2009年,5个县共对403个单位进行了档案行政监督检查。其中,监督检查党政一级机构260个,占被检单位总数的64.5%;监督检查企业、事业单位99个,占被检单位总数的24.5%;监督检查上级驻县(市)单位9个,占被检单位总数的2.3%;监督检查社会其他单位35个,占被检单位总数的8.7%。调查问卷分表显示,5个县中,监督检查单位数最少的有68个单位,最多的有93个单位。

1.2.3　档案违法行为(案件)查处情况。近5年来,5个县共对19起档案违法行为进行了查处。其中,依据档案违法行为程度不同,下发《档案违法行为处罚决定书》的4起,占21.1%。在查处的19起档案违法行为(案件)中,丢失档案的有4起,占总数的21%;拒不归档和不按规定移交档案的各3起,各占总数的16%;明知档案保管有危险而不采取措施的有5起,占总数的26%;拒绝接受监督检查和不按规定办理登记备案的各有1起,各占总数的5.3%;不建立制度的有2起,占总数的10.4%。在查处的19起档案违法行为(案件)中,通过档案部门行政监督检查发现的有13起,占总数的68 4%;接受举报的5起,占总数的26.3%;接受委托的1起,占总数的5.3%。通过电话咨询了解到,在接受举报的5起档案违法行为(案件)中,来自公众举报的1起,为档案违法案件利害关系人举报某法庭将其离婚民事判决诉讼档案丢失;来自党政机关举报的1起,举报其单位职工退休后拒不将其保存的会计资料移交归档;来自档案馆反馈的3起,反馈的是按规定应移交档案而不移交的垂直管理单位;接受委托的1起档案违法案件,是接受某县监察局委托对该县卫生局丢失职工人事档案进行查处。

1.2.4　档案违法行为(案件)查处结果。在书面调查问卷表中,笔者设计了“结案数、未结案数、不了了之数、移交司法机关数、行政处分数、行政罚款数”等项目,以了解档案违法行为的查处结果情况。但从回收的调查问卷看,5个县均未填写内容。笔者电话咨询未填写此内容的原因,可以归纳为5条:一是违法行为已整改,未进一步追究;二是以教育为主,没有真正按行政监督检查程序走;三是档案法规操作性不强,无法进一步处罚;四是都是县直单位,没有必要那么认真;五是没有取得执罚证,依照河南省人民政府规定,对行政相对人进行经济处罚时,需要取得行政执法执罚证。

2　档案行政执法队伍建设情况

2.1　机构、行政执法资格与人员配备。5个县档案局均设有主管档案行政执法工作的内设股室。由于各县内设股室的职责不尽相同,股室名称也不同,有的叫法制股,有的叫法制宣教股。在取得档案行政执法资格方面,5个县均获得了当地县政府的授权,持有当地人民政府的授权证书;有4个县取得了当地财政部门颁发的“行政执法执罚证”,有1个县未取得“行政执法执罚证”。在行政执法人员配备方面,截至2009年底,5个县共有24人取得了“河南省行政执法证”,有19人取得了“行政执法执罚证”。在取得“河南省行政执法证”的24人中,主管领导6人,占总人数的25%;法制股6人,占总人数的2 5%;业务股、档案馆各4人,分别占总人数的16.7%;办公室3人,占总人数的12.5%;技术股1人,占总人数的4.1%。

2.2　行政执法人员年龄、档龄结构情况。截至2009年12月,5个县24名行政执法人员年龄、档龄均呈中间大、两头小结构。其中,在年龄结构上,25岁以下的1人,占总人数的4%;26～35岁的5人,占总人数的21%;36～45岁的13人,占总人数的54%;46～55岁的5人,占总人数的2l%。在档龄结构上,5年以下档龄的2人,占总人数的8%;6～10年的6人,占总人数的25%;11～15年的9人,占总人数的38%;16～20年的5人,占总人数的21%;21年以上的2人,占总人数的8%。

2.3　行政执法人员职务、职称结构情况。截至2009年12月,5个县24名档案行政执法人员在职务结构上,科级人员7名,占总人数的29.2%;股级人员14名,占总人数的58.3%;办事员3名,占总人数的12.5%。在职称结构上,无职称的8人,占总人数的33.3%;具有初级职称的9人,占总人数的37.5%;具有中级职称的7人,占总人数的29.2%。

2.4　档案行政执法人员学历、专业结构。截至2009年12月,5个县24名档案行政执法人员在学历结构上,本科学历6人,占总人数的25%;大专学历18人,占总人数的75%。在所学专业结构上,档案专业4人,占总人数的1 7%;法律专业1人,占总人数的4%;文秘历史专业5人,占总人数的21%;其他专业14人,占总人数的58%。

2.5　行政执法人员接受培训情况。截至2009年12月,5个县24名“河南省行政执法证”持证人员全部接受过当地县政府组织的行政执法人员培训,培训率达100%;24名持证人员中,接受过省、市档案局组织的档案行政执法培训班培训的有11名,占总人数的46%。

3　行政执法制度建设情况

笔者在调查问卷中涉及了两项内容:一是规范行政执法工作的各项制度性规定,二是行政执法文书是否格式化。在行政执法工作各项制度建设方面,5个县都制定了《行政监督检查制度》、《行政处罚程

序实施细则》、《行政执法岗位责任制》、《办案制度》、《案件受理程序》、《行政监督检查程序》、《执法文书送达制度》、《处罚案件上报备案制度》、《行政执法过错责任追究制度》、《执法人员培训考核制度》、《执法人员行为规范》、《行政执法审查评议制度》、《行政执法文件材料归档制度》等13项制度。此外,5个县还根据自身情况制定有其他一些具体规定。在行政执法监督检查文书格式化方面,5个县均实现了执法文书格式化。4行政监督检查采取的主要形式

近5年来,5个县在行政执法实践上,有4个县采取9月～10月集中执法为主,占总数的80%;经常化执法为主的只有1个县,占总数的20%。在执法主体上,有3个县采取联合执法为主,占总数的60%;有2个县以单独执法为主,占总数的40%。在工作部署上,有4个县采取以主动开展行政监督检查为主,占总数的80%;有一个县以配合上级执法为主,占总数的20%。

5　“你对档案行政监督检查的看法”问卷调查情况

5.1　“你认为当前行政执法工作在全局工作的位置。”调查问卷设计了“很重要”、“一般”、“不重要”、“说不清”四个选项。回答“很重要”的有个县,占总数的40%;回答“一般”的有3个县,占总数的60%。

5.2　“你认为当前行政执法工作在局长工作中的位置。”调查问卷同样设计了“很重要”、“一般”、“不重要”、“说不清”四个选项。回答“很重要”的有2个县,占总数的40%;回答“一般”的有3个县,占总数的60%。

5.3　“你认为行政执法工作目前的最大问题。”调查问卷设计了“领导不重视”、“法规操作性不强”、“执法人员意识不强”、“说不清”、“其他原因”五个选项。选择“领导不重视”、“说不清”的各有1个,各占总数的20%;选择“法规操作性不强”的有3个,占总数的60%。

5.4　“你认为行政执法不理想的原因。”调查问卷设计了“执法意识不强”、“没有执法经验”、“执法对象特殊怕得罪人”、“解决不了问题”、“说不清”、“其他原因”六个选项。选择“执法意识不强”的有3个,占总数的60%;选择“解决不了问题”、“说不清”的各1个,各占总数的20%。

5.5　“你认为行政执法工作要搞好的关键。”调查问卷设计了“一把手重视”、“完善法规”、“调动拱法人员积极性”、“说不清”、“其他”五个选项。选择“一把手重视”的有2个,占总数的40%;选择“完善法规”的有2个,占总数的40%;选择“说不清”的1个,占总数的20%。